Pendaftar SPMB · Panduan Al Ikhlas

Alur data pendaftaran#

Wali mengisi formulir online
Di www.yayasan-alikhlasbrebes.com/pendaftaran (pilih unit) atau langsung di <unit>.yayasan-alikhlasbrebes.com/daftar. Isian tersimpan otomatis di HP wali, jadi aman bila terputus. Tersedia video tutorial (tombol ▶ Tutorial) yang menunjukkan cara mengisi.
Nomor pendaftaran terbit
Format SPMB27-<UNIT>-<urutan>, mis. SPMB27-SDTQ-0006. Bukti pendaftaran tampil di layar dan (bila email otomatis aktif) dikirim ke email wali.
Data langsung masuk panel admin
Tampil di menu Pendaftar SPMB sebagai baris biru (belum dibuka) dengan status Baru. Lampiran (bukti transfer, pasfoto, KK, akta, KTP) ikut tersimpan.
Panitia menindaklanjuti
Menghubungi wali, memeriksa berkas, lalu mengubah status. Setiap perubahan status bisa langsung mengirim email pemberitahuan.

Membaca layar Pendaftar SPMB#

Bagian	Keterangan
Kartu angka	Total pendaftar, pendaftar 24 jam terakhir, belum dibaca, dan diterima — sesuai unit yang dipilih.
Tab unit	Semua unit, PPTQ, TPQ, TKTQ, SDTQ, … beserta jumlah dan penanda baru. Panitia unit hanya melihat tab unitnya.
Kotak cari	Cari nama anak, nomor pendaftaran, nama orang tua, atau nomor WhatsApp.
Filter status	Tampilkan hanya status tertentu, termasuk ● Belum dibaca.
Baris biru	Pendaftar yang belum pernah dibuka detailnya. Tekan Tandai semua dibaca untuk menghapus tanda biru sekaligus.

Membuka detail pendaftar#

Klik nama pendaftar. Panel detail terbuka di kanan (di HP: layar penuh) berisi:

Identitas lengkap: data calon peserta didik, pendidikan & Al-Qur'an, orang tua/wali, alamat.
Lampiran & bukti transfer: klik gambar untuk membuka ukuran penuh. Bila unit mewajibkan biaya dan bukti belum ada, tampil peringatan merah.
Chat WhatsApp: membuka WhatsApp ke nomor wali dengan salam pembuka yang sudah terisi (nama wali, unit, nama anak, nomor pendaftaran).
Cetak: lembar data pendaftar siap cetak / simpan PDF.
Catatan admin: catatan internal (tidak terlihat wali), mis. “sudah dihubungi 12/11, observasi Sabtu”. Tekan Simpan catatan.

Mengubah status dan memberi tahu pendaftar#

Di detail pendaftar, klik status baru
Deretan tombol status ada di bawah judul Status.
Periksa jendela konfirmasi
Centang Kirim email pemberitahuan ke pendaftar (bawaan tercentang bila wali mencantumkan email). Isi Pesan tambahan bila perlu, mis. jadwal verifikasi.
Tekan Simpan status
Status berubah, email terkirim, dan perubahan tercatat di log aktivitas.

Status	Kapan dipakai
Baru	Otomatis saat pendaftar mengirim formulir. Belum ditangani panitia.
Sudah dihubungi	Panitia sudah menghubungi wali (WhatsApp/telepon), mis. memberi jadwal verifikasi.
Verifikasi berkas	Berkas sedang diperiksa / dijadwalkan dibawa ke unit, observasi bacaan Al-Qur'an.
Diterima	Lulus seleksi — wali diminta daftar ulang.
Cadangan	Masuk daftar tunggu (kuota penuh).
Tidak diterima	Tidak lulus seleksi. Sampaikan dengan bahasa yang santun di pesan tambahan.
Mengundurkan diri	Wali membatalkan pendaftaran.

Email tidak terkirim?

Bila muncul catatan “Email otomatis belum aktif”, data tetap tersimpan; hanya emailnya yang tidak terkirim. Beri tahu wali lewat WhatsApp, dan minta pengelola teknis mengaktifkan pengiriman email (lihat Sistem).

Mengunduh data (Excel / CSV)#

Tombol Excel dan CSV mengunduh data sesuai yang sedang tampil: tab unit, filter status, dan kata kunci pencarian. Contoh: pilih tab SDTQ + status Diterima → Excel berisi daftar siswa diterima SDTQ saja.

Excel (.xlsx) — langsung dibuka di Microsoft Excel / Google Sheets, kolom sudah rapi.
CSV — untuk diimpor ke aplikasi lain (Dapodik, dsb.).

Jaga file unduhan

File berisi data pribadi anak & orang tua (NIK, alamat, nomor HP). Simpan di folder yang aman, jangan dikirim ke grup WhatsApp umum, dan hapus bila sudah tidak diperlukan. Baca Menjaga data pendaftar.

Menghapus data#

Satu pendaftar: buka detail → Hapus data.
Beberapa pendaftar: centang kotak di kiri baris → bilah aksi muncul → Hapus terpilih.
Semua yang tampil: Hapus semua yang tampil → ketik HAPUS untuk konfirmasi.

Permanen

Data & lampiran yang dihapus tidak bisa dikembalikan dari panel. Unduh Excel dulu bila perlu arsip. (Backup harian sistem hanya untuk keadaan darurat dan dipulihkan oleh pengelola teknis.)

Tips kerja panitia per gelombang#

Setiap pagi buka filter ● Belum dibaca → hubungi wali baru lewat Chat WhatsApp → status Sudah dihubungi.
Tulis jadwal verifikasi di Catatan admin agar panitia lain tahu.
Setelah observasi, ubah status menjadi Diterima / Cadangan / Tidak diterima dengan pesan tambahan yang jelas.
Akhir gelombang: unduh Excel per unit untuk arsip & rapat.
Kuota penuh? Tutup pendaftaran unit dari menu Konten.