Cara kerja email resmi#
Setiap staf bisa memiliki alamat nama@yayasan-alikhlasbrebes.com. Email masuk diterima Cloudflare, disimpan di akun Cloudflare yayasan, dan dibuka lewat browser di mail.yayasan-alikhlasbrebes.com (webmail). Tidak ada biaya per akun.
- Menerima & mengirim email dengan lampiran (maks. ±24 MB per email)
- Dibuka di laptop & HP lewat browser
- Salinan otomatis email masuk ke Gmail pribadi (opsional)
- Alias (alamat tambahan tanpa kotak surat sendiri)
- Disambungkan ke aplikasi Gmail/Outlook (tidak ada IMAP/POP3)
- Mengirim email massal / newsletter (ada batas kirim harian)
- Memulihkan email yang dihapus permanen dari Sampah
Membuat akun email baru#
- Email → + Buat akun email
- Alamat email
Huruf kecil, angka, titik, atau strip. Buat pola yang konsisten, mis.
tu.sdtq,kepala.smptq,panitia.pptq,bendahara. - Nama tampilan
Nama yang tampil di kotak masuk penerima, mis. Tata Usaha SDTQ Al Ikhlas.
- Kuota kotak surat
512 MB – 20 GB (bawaan 2 GB). Bisa diubah kapan saja.
- Email pemulihan (disarankan)
Isi Gmail pribadi pemilik akun. Sistem mengirim tautan untuk membuat password sendiri ke alamat itu (berlaku 72 jam), dan alamat ini juga dipakai saat pemilik lupa password.
- Atau: password sementara
Bila pemilik belum punya email lain, isi password sementara (min. 8 karakter) dan berikan secara langsung. Pemilik wajib menggantinya saat pertama masuk.
- Simpan
Akun langsung bisa menerima email. Beri tahu pemilik untuk membuka mail.yayasan-alikhlasbrebes.com.
Hindari akun bersama (mis. satu password dipakai 5 orang). Bila perlu alamat bersama seperti info@, buat alias yang diteruskan ke akun penanggung jawab.
Mengelola akun yang ada#
Setiap akun di daftar menampilkan pemakaian kuota, jumlah pesan, status, dan login terakhir. Tombolnya:
| Ubah | Nama tampilan, kuota, email pemulihan, password sementara, dan pengaturan Lanjutan: salinan otomatis ke Gmail & batas kirim per hari. |
| Tautan password | Mengirim tautan buat/atur ulang password ke email pemulihan. Bila belum ada email pemulihan, salin tautannya dan kirim lewat WhatsApp pribadi. |
| Nonaktifkan | Pemilik tidak bisa masuk dan email masuk ke alamat ini ditolak. Semua email lama tetap tersimpan. Bisa diaktifkan lagi. |
| Hapus | Permanen beserta seluruh email & lampirannya. Unduh email penting dulu bila perlu. |
Salinan otomatis ke Gmail#
Di UbahLanjutan, isi Salin otomatis email masuk ke dengan alamat Gmail. Setiap email masuk tetap tersimpan di webmail dan disalin ke Gmail. Syarat: alamat Gmail tersebut harus sudah diverifikasi di Cloudflare (Email Routing → Destination addresses) oleh pengelola teknis.
Batas kirim per hari#
Jumlah penerima maksimal per hari (bawaan 300). Melindungi nama baik domain bila sebuah akun dibobol dan dipakai mengirim spam. Naikkan hanya untuk akun yang memang perlu (mis. panitia SPMB saat pengumuman).
Alias#
Alias adalah alamat tambahan yang tidak punya kotak surat sendiri — email ke alias masuk ke akun tujuan. Contoh: info@ → admin@, spmb@ → panitia.sdtq@.
- Kartu Alias → isi nama alias
Mis.
info. - Pilih akun tujuan → Tambah
Hapus alias dengan tombol Hapus di sampingnya.
Alamat tak dikenal#
Mengatur email yang dikirim ke alamat yang tidak terdaftar (salah ketik, alamat lama):
- Tolak (disarankan) — pengirim menerima pemberitahuan bahwa alamat tidak ada. Mengurangi spam.
- Tampung ke satu akun — semua email “nyasar” masuk ke akun tersebut.
- Teruskan ke alamat luar — harus sudah diverifikasi di Cloudflare Email Routing.
Pemeriksaan DNS email#
Kartu ini memeriksa catatan DNS yang menentukan apakah email bisa diterima dan tidak masuk spam di Gmail/Yahoo penerima:
| Catatan | Fungsi |
|---|---|
| MX | Alamat “kantor pos” domain — tanpa MX, email masuk tidak sampai. |
| SPF | Daftar server yang boleh mengirim atas nama domain. |
| DKIM | Tanda tangan digital pada setiap email keluar. |
| DMARC | Aturan bagi penerima bila email gagal SPF/DKIM (mencegah pemalsuan). |
Semua harus ✓. Bila ada ✗, tekan ↻ Periksa ulang (perubahan DNS bisa butuh beberapa jam), lalu hubungi pengelola teknis bila tetap ✗.
Kebiasaan baik pengelola email#
- Selalu isi email pemulihan agar staf bisa mengatur ulang password sendiri.
- Pegawai berhenti: Nonaktifkan dulu (email tetap ada untuk serah terima), hapus setelah tidak diperlukan.
- Pantau akun yang kuotanya hampir penuh (bilah merah) — minta pemilik mengosongkan Sampah atau naikkan kuota.
- Arahkan staf membaca Panduan webmail.